Le présent document décrit les modalités de suivi académique des boursiers.
La coordination du projet sera responsable de réserver et de payer dans les deux sens le billet de Voyage des bénéficiaires entre la ville de l'Université d’origine et la ville de l'université d'accueil ayant comme référence les montants maximaux prévus par l'EACEA pour chaque Voyage. Dans le cas où les universités d’origine et d'accueil ne sont pas situées dans une ville avec un aéroport international, les boursiers doivent conserver les factures de transport local, comme, par exemple, le bus ou le train utilisé pour effectuer le Voyage, de manière à pouvoir présenter une demande de remboursement à la coordination du projet. Cette demande doit être faite dès que possible, sous une forme appropriée qui sera disponible en ligne dans la section le Boursier et qui doit être accompagnée des originaux des factures numérisées de paiement. Les documents originaux doivent être envoyés à l'institution de coordination qui va analyser la possibilité de remboursement. En cas de longs séjours (plus de 10 mois), il ne sera pas possible d'acheter le billet de 2 voies immédiatement. Par conséquent, toutes les demandes de remboursement doivent être mises en attente jusqu'à ce que l'institution coordonnatrice puisse acheter le billet de retour et utiliser les restes pour rembourser d'autres frais de voyage. La coordination analysera attentivement chaque dépense, compte non tenu des frais de taxi entre les villes éligibles s’il y’a d'autres moyens moins coûteux de transport. Tous les remboursements seront effectués compte tenu du taux de la journée où les dépenses ont été faites de change. Dans le cas où des boursiers veulent changer les dates de vol à des fins individuelles ce qui peut être autorisé tant que la date de retour n'est pas avant la date de fin prévue du programme d'activités / mobilité, toutes les modifications doivent être payés par le titulaire de la bourse et non par le projet. Veillez noter qu'il ne sera pas possible de rembourser ni d'autres frais d'hébergement ni de Voyage pour vacances dans le pays du bénéficiaire.
L'institution coordonnatrice fournira directement à chaque boursier les frais pour la santé, le Voyage et une assurance complète valable dans le pays d'accueil, en droite ligne avec les exigences de l'EACEA - Éducation, audiovisuel et culture. Cette assurance est valable depuis le moment et le lieu de départ de la période de mobilité jusqu'au retour, lorsque la période de mobilité est terminée. Cette assurance peut ne pas être valable dans d'autres pays / régions donc le déplacement lors de la mobilité doit prendre cela en considération.
Un contrat de bourse qui définit toutes les conditions, les avantages et les responsabilités liés à la mise en œuvre du projet ainsi que le calendrier des paiements couverts par les bourses sera signé par chaque institution, le boursier et le Comité de Pilotage, représenté par le coordinateur. C’est la condition pour le paiement de la bourse. La bourse seront versée par l’établissement d’accueil. Au cas où pour des raisons diverses, cela n’est pas possible, le versement se fera par l’institution coordinatrice. Les modalités de versement sont :
L’allocation mensuelle de subsistance est versée à partir du mois d’arrivée et couvre chaque mois complet de la mobilité fondée sur des motifs académiques. Cependant, si une partie d'un mois est plus de 15 jours une indemnité de mois complet doit être payé (par exemple: pour des raisons académiques la durée de la mobilité est de 9 mois et 15 jours seulement l’allocation de 9 mois doit être payée, si la durée est de 9 mois et 16 jours, ainsi l’allocation de 10 mois doit être payée).
L'établissement d'accueil veillera à ce que le titulaire de la bourse (tous les types de mobilité) bénéficie des mêmes conditions de travail et des mêmes niveaux de santé et de protection de la sécurité que les étudiants locaux et des membres de la communauté universitaire. L'établissement d'accueil doit fournir un appui au titulaire de la bourse, en particulier en ce qui concerne la résolution de toutes les procédures administratives exigées par les autorités des pays d'accueil. Le boursier doit informer en temps opportun et immédiatement par e-mail le coordinateur de RésIng dans le cas où il est en manque de soutien nécessaire par l'établissement d'accueil.
L’établissement d’accueil doit désigner pour chaque boursier un tuteur administratif et un tuteur pédagogique membre du corps enseignant. Le tuteur administratif est chargé d’accompagner le boursier dans les démarches administratives tout au long de sa mobilité, notamment les questions de visa, de formalité d’inscription, etc. Cet accompagnement intègre aussi les aspects de santé, de logement et de qualité de vie. Tous les boursiers seront logés dans les résidences universitaires des EES. Le tuteur pédagogique fait l’accompagnement au niveau académique. Il aide le boursier à finaliser son programme de cours, à s’intégrer dans la formation d’accueil, et s’assure que le boursier est présent au cours et signale au référent local, tout manquement à ce niveau. En ce qui concerne les doctorants, le suivi pédagogique et administratif sont cumulés par le codirecteur de thèse.
Il est impératif dans les cas de mobilité étudiante du groupe cible 1, que tous les établissements partenaires considèrent la période d'étude entrepris à l'étranger comme faisant partie intégrante du programme d'étude / de recherche développé dans l'établissement d'origine (AFRIQUE). L’université d’accueil de l’enseignement supérieur d’origine du titulaire de la bourse africaine garantira la pleine reconnaissance académique (y compris les examens et autres formes d’évaluation) de la période d’étude/recherche entreprise à l’établissement d’enseignement supérieur européen, par la signature de l'Accord de reconnaissance académique.
L’institution coordonnatrice a le droit de suspendre le paiement de la bourse si:
L’institution coordonnatrice a le droit de demander le remboursement d’une partie ou de la totalité de la subvention si:
L'institution coordonnatrice déterminera le montant du remboursement par l'analyse de chaque cas individuellement. En signant le contrat de bourse, le titulaire s’engage :
Pour obtenir une autorisation d’absence le boursier doit requérir l'accord écrit du tuteur académique; présenter une justification claire pour l'absence/congé; envoyer toutes les informations à l'institution d’accueil et à l’institution coordonnatrice pour approbation préalable.
Les boursiers sont obligés de signaler (par e-mail) à l'université d’accueil et à l’institution coordonnatrice des difficultés rencontrées lors du déroulement de la mobilité, tels que: les barrières linguistiques; l’intégration avec ses camarades de classe; les difficulté à obtenir des matériels d'étude; les difficultés pour l'assurance maladie; l’hébergement; etc.
Les étudiants doivent compléter avec succès leur période de mobilité à l’université d’accueil selon les critères suivants:
Master Complet: La réussite académique implique l'approbation dans les unités de cours de la première année du master et aussi le succès dans toutes les activités de la deuxième année du master, thèse / thèse / stage.
PhD Mobilité (sans diplôme délivré par l'Université d'accueil): les étudiants sont tenus de remplir avec succès leur flux de mobilité. Dans le cas où les cours en doctorat comprennent des crédits, le nombre minimum de crédits nécessaire doit être complété.
En cas d'échec académique, les institutions partenaires se réservent le droit d'appliquer les mesures nécessaires, qui seront clairement identifiées dans le contrat du titulaire de la bourse.
Le boursier a l’obligation de fournir, dans les 30 jours après la fin de la période de mobilité, le formulaire d’évaluation qui sera mis en ligne par l’institution coordonnatrice.
Trois outils seront utilisés pour s'assurer des mécanismes de contrôle interne de la qualité:
Comme un outil supplémentaire pour assurer la qualité du projet et dans le cas où il est vérifié qu'il existe des différences sérieuses concernant le plan de travail approuvé, le comité de pilotage devrait prendre des mesures extraordinaires et, éventuellement, décider de suspendre le paiement de la bourse.